Management Assistant

EQUANS is looking for a Management Assistant for Hoboken. With your organizational talents and previous experience in a similar role, this is THE job for you! 
Discover the job:
You provide daily operational support to the Head of Engineering and the Department Heads:

  • agenda management
  • organization, planning and follow-up of internal and external meetings at division level:
    • organize meetings and schedule appointments
    • prepare and report meetings
    • prepare presentations and documents
    • logistical support (rooms, flip chart, beamer, lunch,…)
    • format and manage correspondence
  • telephone support in absence of the manager(s)

 You are also single point of contact for official internal and external communication of the Offshore division:

  • support preparation and organization of customer and personnel events for Offshore, in collaboration with the Corporate Marketing and Communication departments
  • organization of client visits or visits of external partners (agenda,…)

Operations Support Manager

EQUANS zoekt een Operations Support Manager voor het departement Maintenance & Services in Lillo. Binnen het departement zal je samen met je team de activiteiten van de Departement Manager en zijn teams ondersteunen. 
Wat houdt deze job precies in?

  • je stuurt een team aan dat verantwoordelijk is voor de facturatie en timecontrolling van de operationele afdelingen
  • je ondersteunt de operationele teams in hun administratieve processen en je verplaatst je hiervoor tussen de verschillende sites van deze afdeling (Lillo, Zwijndrecht en Desteldonk)
  • je staat in contact met de facturatie- en payrollafdelingen om de processen te waarborgen
  • je neemt deel aan het kernteam van het departement om de administratieve strategie uit te zetten
  • je neemt binnen het team van Maintenance & Services de verantwoordelijkheid over een aantal transversale processen en (verbeter) projecten

 Je rapporteert aan de Departement Manager en werkt zeer nauw samen met de section managers.


Management Assistant

Ben jij een organisatietalent en blink je uit in administratieve vaardigheden? Leg je de nodige discretie aan de dag in het ondersteunen van jouw manager & projectteams? Krijg je energie van een gevarieerd takenpakket en contacten op diverse niveaus? Dan ben jij mogelijk onze nieuwe Management Assistant! In deze rol ondersteun je de Department Manager van het department Piping & Mechanical North East en zijn teams. Qua basislocatie werk je in Genk.  
Wat houdt deze job precies in?

  • je bent de draaischijf van de afdeling Piping & Mechanical (P&M) en de rechterhand van de Departement Manager:
    • algemene administratie
    • voorbereiden financiële rapportering
    • commerciële ondersteuning
  • je biedt dagelijks operationele ondersteuning aan het team van engineers en projectverantwoordelijken:
    • samenstellen van prequalificatie-, offerte-, werf-, as-builtdossiers
    • administratief gedeelte overheidsopdrachten/kandidatuurstellingen
    • voorbereiden en rapporteren van vergaderingen
    • uitwerken en opvolgen van actiepunten
    • verwerken van interne documenten (zoals veiligheidsdocumenten …)
    • opstellen afrekeningen en vorderingsstaten
    • interne/externe communicatie
  • je verzamelt en verwerkt de gegevens noodzakelijk voor rapportage aan de afdeling en het hoger management
  • je verwerkt bestellingen aan leveranciers, goederenontvangsten in SAP
  • je verzamelt en verwerkt de gegevens omtrent commerciële acties, planning, veiligheid, financiën en controlling
  • het bijhouden en updaten van agenda‘s: het plannen van afspraken en vergaderingen, het organiseren van bijeenkomsten/(team)events en reserveren van vergaderruimten
  • het opmaken/voorbereiden van presentaties in een gepaste lay-out
  • support lokale Sales Manager
  • je beheert zelfstandig het secretariaat alsook het buroticamateriaal

Administratief HR-Medewerker Esperanza team

Ben je op zoek naar een veelzijdige administratieve functie in een boeiend internationaal bedrijf? Ben je iemand die meedenkt en functioneer je graag in een dynamische omgeving? Dan hebben wij voor jou een leuke uitdaging!EQUANS zoekt namelijk een Administratief HR-Medewerker voor het Esperanza team in AartselaarIn deze gevarieerde, ondersteunende job binnen een team van fijne collega's, krijg je de nodige begeleiding en opleiding op jouw maat zodat je kan uitgroeien tot een succesvol medewerker! 
Ontdek hieronder wat deze job bij EQUANS inhoudt en solliciteer snel!
 Na een opleiding ‘on the job’ ben je samen met je collega’s verantwoordelijk voor de opvolging van de gegevens in ons tijdsregistratiesysteem:

  • je controleert de tijdskaarten in het tijdsregistratiesysteem zodat de gegevens correct kunnen worden doorgestuurd naar het payrollsysteem
  • je staat in voor de opvolging van de procedures die in het payrollsysteem worden uitgevoerd
  • je voert correcties uit op vorige loonperiodes
  • je beantwoordt vragen van werknemers en syndicale partners over de loonbrieven
  • je assisteert de medewerkers in het gebruik van het tijdsregistratiesysteem

 Naast de dagdagelijkse opvolging sta je ook in voor het opmaken van een aantal rapporten en kan je, afhankelijk van je interesses, opleidingen geven over het tijdsregistratiesysteem aan de gebruikers.


Management Assistant

Le département Finance de EQUANS à Bruxelles recherche un(e) Management Assistant(e).Dans cette fonction vous appuyez l’activité du Head of Finance EQUANS et de ses équipes.  
Explorez votre prochaine opportunité professionnelle chez EQUANS !

  • organisation proactive de l’agenda  
  • assistance du Head of Finance et de son équipe dans leur travail quotidien de préparation de rapports et présentations
  • organisation de réunions (locales et internationales), séminaires, déplacements…
  • exécution de diverses tâches administratives (diffusion de documents, classement…)
  • en fonction de vos compétences, prendre en charge diverses missions et dossiers spécifiques

Technisch Administratief Bediende

Ben je op zoek naar een nieuwe administratieve uitdaging in regio Aartselaar? Dan ben jij aan het juist adres! Als Technisch Administratief Bediende bij EQUANS, voer je allerlei verschillende administratieve en ondersteunende taken voor de sectie uit. 
Hoe zal jouw dag eruit zien?

  • ondersteuning in planning in agenda’s (SEM/DEM, QHSE-meetings, projectmeetings …)
  • briefwisseling allerhande, centraal mailverkeer en telefonisch onthaal
  • registratie van oproepen in het centraal systeem
  • dispatch van ontvangen oproepen naar de juiste collega’s
  • schat de eigen planning in en geeft aan of gegeven opdrachten binnen de deadlines haalbaar zijn
  • doet voorstellen ter verbetering van de werking van de organisatie
  • voert de centrale planning uit van de werfleiders en arbeiders en detecteert mogelijke conflicten
  • controleert & corrigeert de uren van werfleiders/arbeiders en rapporteert bij fouten
  • waakt er over dat timesheets tijdig worden aangeleverd
  • logistieke ondersteuning (kantoormateriaal, ATB’s op vraag van collega’s voor projecten, bestellen PBM’s)
  • technisch administratieve ondersteuning op projecten (opvolgen ontvangen rapporten, algemene (niet technische) rapportage van projecten)
  • opmaak kwartaalplanningen voor projecten ter ondersteuning van de Project Manager of Project Site Coordinator

 


Dispatcher Luchthaven (Tri-bagage)

EQUANS is op zoek naar Dispatchers voor de site in Zaventem (luchthaven). 
Wat zijn zoal de dagelijkse taken van een Dispatcher bij EQUANS?

  • je ontvangt de probleemoplossingsaanvragen en stuurt deze naar de technici, rekening houdend met het schema dat wekelijks wordt opgesteld met de project managers en technici
  • je stelt dagopvang en maandelijkse schema's in en geeft deze aan de technici
  • naast deze hoofdtaken, beheer je ook enkele administratieve taken (databases bijwerken, inkooporders schrijven ...)
  • gedurende de nachtshift zal je kleine technische interventies (bv. een reset) uitvoeren

Technisch Administratief Bediende

Voor een functie gevestigd in Zelzate, is EQUANS op zoek naar een Technisch Administratief Bediende
Wat doet een Technisch Administratief Bediende bij EQUANS precies?

  • je behandelt de technische meldingen afkomstig van de klant
  • van bestelling tot facturatie volg je op
  • je ondersteunt de teamleaders in de zoektocht en selectie van de te bestellen materialen
  • je vraagt offertes op bij leveranciers (technische goederen) om zo de beste prijs te hebben
  • je behandelt retourzendingen
  • ingaven van uren voor heel de zone in het systeem “Charlie”
  • aanmaken van aanvragen in het systeem DUF voor niet contractuele werken en opvolgen of de facturatie gebeurd is
  • je staat in voor de rapportering omtrent technische meldingen zowel naar de klant als voor intern gebruik
  • kortom je biedt een algemene administratieve ondersteuning: behandelen van centrale mailbox en dispatchen naar de juiste persoon

 


Sales Manager - Industrial Automation & ICT

Voor een functie binnen Process Solutions, gebaseerd in Genk, EQUANS (de nieuwe naam van ENGIE Solutions in België) is op zoek naar een Sales Manager Industrial Automation & ICT.  In deze rol ligt je focus op het positioneren van de organisatie in de markt met als doel klanten te behouden en te verwerven. Naast up-sell en cross-sell bij bestaande klanten prospecteer je ook naar nieuwe klanten. Met jouw meesterschap en enthousiasme neem je de nodige initiatieven om de industriële markt in Vlaanderen en erbuiten te veroveren. Je vertaalt zo de wensen van de klant naar een kwalitatief, technisch en commercieel passende ‘slimme’ oplossing. Je drijfveer is hierbij het behalen van commerciële successen en het uitbouwen van een duurzame relatie met ons klantennetwerk. 
Om dit te kunnen realiseren behoren diverse taken tot je activiteiten:

  • je prospecteert potentiële industriële klanten in Vlaanderen en erbuiten
  • aan de hand van een eerste gesprek met de klant bepaal je hun noden en werk je vervolgens het concept en de verkoopstrategie uit om zo finaal te komen tot een offerte op maat van de klant
  • het voorstellen en onderhandelen van de offerte hoort logischerwijze ook bij je verantwoordelijkheid
  • bij bestaande klanten werken je samen met de Project Manager voor het uitwerken en verkopen van offertes voor hun klantenportefeuille
  • je hebt een actieve, sturende rol bij het uitbouwen en beheren van een partner-netwerk om samen complexe uitdagingen het hoofd te bieden

 


Head of Sales - Bending

The Bending workshop of EQUANS (the new name of ENGIE Solutions in Belgium) is looking for Head of  Sales, located in Grimbergen
Your mission
 As Head of Sales, you lead our sales department and are continuously working on realizing and developing new business, with both existing and new customers within the industry (including onshore and offshore oil and gas extraction, chemical, petrochemical and energy sectors). You are commercially minded, and your extensive experience in the pipeline industry makes that you can relay on a broad network.

  • it is your role to develop and implement an effective sales strategy, guiding and motivating the sales team to optimal performance, exceeding net-sales targets while increasing value and customer satisfaction
  • you coordinate all incoming enquiries with your sales team and are responsible for translating the customer's requirements into suitable and competitive quotations, and negotiate them to good end
  • you are in daily contact with the production planning and quality department to discuss technical and production constraints
  • you also negotiate with pipe suppliers favorable terms of purchase
  • you report to the Department Manager.

 More than 90% of our bends are exported worldwide hence this position requires frequent travelling abroad. You work from our office in Grimbergen (Belgium).