Management Assistant

EQUANS is looking for a Management Assistant for Hoboken. With your organizational talents and previous experience in a similar role, this is THE job for you! 
Discover the job:
You provide daily operational support to the Head of Engineering and the Department Heads:

  • agenda management
  • organization, planning and follow-up of internal and external meetings at division level:
    • organize meetings and schedule appointments
    • prepare and report meetings
    • prepare presentations and documents
    • logistical support (rooms, flip chart, beamer, lunch,…)
    • format and manage correspondence
  • telephone support in absence of the manager(s)

 You are also single point of contact for official internal and external communication of the Offshore division:

  • support preparation and organization of customer and personnel events for Offshore, in collaboration with the Corporate Marketing and Communication departments
  • organization of client visits or visits of external partners (agenda,…)


Operations Support Manager

EQUANS zoekt een Operations Support Manager voor het departement Maintenance & Services in Lillo. Binnen het departement zal je samen met je team de activiteiten van de Departement Manager en zijn teams ondersteunen. 
Wat houdt deze job precies in?

  • je stuurt een team aan dat verantwoordelijk is voor de facturatie en timecontrolling van de operationele afdelingen
  • je ondersteunt de operationele teams in hun administratieve processen en je verplaatst je hiervoor tussen de verschillende sites van deze afdeling (Lillo, Zwijndrecht en Desteldonk)
  • je staat in contact met de facturatie- en payrollafdelingen om de processen te waarborgen
  • je neemt deel aan het kernteam van het departement om de administratieve strategie uit te zetten
  • je neemt binnen het team van Maintenance & Services de verantwoordelijkheid over een aantal transversale processen en (verbeter) projecten

 Je rapporteert aan de Departement Manager en werkt zeer nauw samen met de section managers.


Management Assistant

Ben jij een organisatietalent en blink je uit in administratieve vaardigheden? Leg je de nodige discretie aan de dag in het ondersteunen van jouw manager & projectteams? Krijg je energie van een gevarieerd takenpakket en contacten op diverse niveaus? Dan ben jij mogelijk onze nieuwe Management Assistant! In deze rol ondersteun je de Department Manager van het department Piping & Mechanical North East en zijn teams. Qua basislocatie werk je in Genk.  
Wat houdt deze job precies in?

  • je bent de draaischijf van de afdeling Piping & Mechanical (P&M) en de rechterhand van de Departement Manager:
    • algemene administratie
    • voorbereiden financiële rapportering
    • commerciële ondersteuning
  • je biedt dagelijks operationele ondersteuning aan het team van engineers en projectverantwoordelijken:
    • samenstellen van prequalificatie-, offerte-, werf-, as-builtdossiers
    • administratief gedeelte overheidsopdrachten/kandidatuurstellingen
    • voorbereiden en rapporteren van vergaderingen
    • uitwerken en opvolgen van actiepunten
    • verwerken van interne documenten (zoals veiligheidsdocumenten …)
    • opstellen afrekeningen en vorderingsstaten
    • interne/externe communicatie
  • je verzamelt en verwerkt de gegevens noodzakelijk voor rapportage aan de afdeling en het hoger management
  • je verwerkt bestellingen aan leveranciers, goederenontvangsten in SAP
  • je verzamelt en verwerkt de gegevens omtrent commerciële acties, planning, veiligheid, financiën en controlling
  • het bijhouden en updaten van agenda‘s: het plannen van afspraken en vergaderingen, het organiseren van bijeenkomsten/(team)events en reserveren van vergaderruimten
  • het opmaken/voorbereiden van presentaties in een gepaste lay-out
  • support lokale Sales Manager
  • je beheert zelfstandig het secretariaat alsook het buroticamateriaal


Assistant(e) administratif(ve) Procurement

Pour un poste localisé à Bruxelles, EQUANS recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) aux achats. Dans ce cadre, vous êtes responsable de la partie administrative pour le processus d’achat & le support au service achats.  
Vos responsabilités
 Acquisition :

  • générer les bons de commande pour les besoins du service
  • gestion des demandes et suivi de la base de données des sous-traitants
  • suivi quotidien des boîtes mails
  • suivi des absences des membres de l'équipe
  • gestion des documents (modèles, listes, contrats, notes, etc.)
  • gestion de la création et de la modification des sous-traitants dans SAP (gestion des fournisseurs)
  • gestion des modèles et des clauses SAP (textes standard)
  • mise à jour des documents d'évaluation dans SAP
  • mise à jour des documents et des contrats sur la plateforme de communication de Procurement
  • suivi des notes de crédit de fin d'année et contact au service comptable
  • traductions de base (NL/FR/ENG)
  • autres tâches administratives  

 Relations internes et externes :

  • maintien de bonnes des relations internes afin de créer une valeur ajoutée pour les clients

 Qualité/sécurité/environnement :

  • suivi & respect des procédures en vigueur au sein du département Purchasing afin de garantir un travail de qualité
  • agir conformément à la charte éthique du groupe afin de promouvoir les valeurs de l'entreprise et de contribuer à une activité durable

 Aspects financiers :

  • suivi de la prime de fin d'année et de la communication avec le service comptable

 Rapport :

  • rapport sur la gestion des fournisseurs et les statistiques Sudoca


Property Manager

EQUANS in Antwerpen zoekt een Property Manager. In deze job ben je verantwoordelijk voor een vastgoedportefeuille in de regio Vlaanderen. 
Ontdek jouw volgende professionele uitdaging en solliciteer nu!

  • het beheren van alle vastgoedactiva in jouw regio (Vlaanderen) met het oog op het optimaliseren van de kosten
  • de budgetbewaking van de portefeuille, nauwkeurige analyse en planning
  • het opstellen, coördineren en opvolgen van budgetten (CAPEX, OPEX)
  • opvolging van procedures en wetgeving over veiligheid, milieu en wettelijke keuringen, conformiteitsattesten, energieverbruiken
  • opvolging van de technische aspecten van het gebouw met ondersteuning van facility managent
  • directe acties bij technische tekortkomingen en problemen, doorgeven aan facility management
  • je gaat regelmatig ter plaatse om te zorgen dat de gebouwen optimaal beheerd worden

 Je rapporteert in directe lijn aan de Head of Real Estate (directeur vastgoed).


Transport Coördinator

Wij zijn op zoek naar een Transport Coördinator. Binnen EQUANS werk je voor de sectie Design, Engineering & (Fuel) Solutions vanuit ons kantoor te Dessel. Je start op als Transport Dispatcher en wordt zo vertrouwd met de werking. Naderhand word je verder opgeleid tot Transport Coördinator voor zowel nucleaire als non-nucleaire transporten. Je rapporteert aan de Transport Manager. 
Wat houdt deze job precies in?

  • planning nucleair en non-nucleair transport:
    • controle en verificatie van de transportaanvraag
    • voorbereiding van het transportdossier
    • plannen van transport in functie van uitvoeringstijd, vereist materiaal, transportmogelijkheden, geografische ligging, prijs, manschappen ...
  • organisatie en opvolging van transportgerelateerde verzekeringen
  • controleren en opvolgen van subcontractors
  • garanderen van stand-by-regeling buiten kantooruren volgens vooraf uitgewerkte schema’s


Section Manager - Safety Consultancy

Pour ECS, une filiale d'EQUANS, nous sommes à la recherche d’un(e) Section Manager, section Safety Consultancy et Support.Vous interviendrez principalement à Suarlée et Villers-le-Bouillet, mais aussi régulièrement à Schoten et Meerhout. 
Votre quotidien en tant que Section Manager chez ECS:

  • gérer et coordonner toutes les activités de votre section afin d'atteindre les objectifs de chiffre d'affaires et des marges visés dans le département et ainsi atteindre les objectifs du Groupe
  • dans le contexte défini pour le département : planifier, organiser, diriger, coordonner et contrôler tous les projets et les activités commerciales connexes de la section spécifique concernée, dans le but d'atteindre les objectifs commerciaux, de relation client, de chiffre d’affaires, budget, profit et gestion des ressources
  • superviser les étapes de mise en œuvre liées au développement des actifs, des services et des marchés
  • superviser le suivi des projets d’un point de vue de mise en œuvre/opérationnel
  • maximiser les performances de l'entreprise à court et moyen terme
  • diriger et coacher les experts HSE d'un point de vue opérationnel/supervision
  • veiller à l'application des normes de sûreté, de sécurité et de qualité
  • entretenir des relations à long terme avec les clients, les partenaires et les sous-traitants et y détecter des projets potentiels
  • négocier avec les clients et les partenaires (en coopération avec l'équipe de vente et le Department Manager)
  • participer à l'élaboration d'un plan de développement commercial et à sa mise en œuvre pour la région flamande
  • gérer les responsables des chefs d'équipe et garantir une atmosphère de travail positive
  • remettre des rapports réguliers au Department Manager sur les activités et les résultats de votre section
  • faire des recommandations au Department Manager afin d'améliorer la gestion globale du département

 


Administratief HR-Medewerker Esperanza team

Ben je op zoek naar een veelzijdige administratieve functie in een boeiend internationaal bedrijf? Ben je iemand die meedenkt en functioneer je graag in een dynamische omgeving? Dan hebben wij voor jou een leuke uitdaging!EQUANS zoekt namelijk een Administratief HR-Medewerker voor het Esperanza team in AartselaarIn deze gevarieerde, ondersteunende job binnen een team van fijne collega's, krijg je de nodige begeleiding en opleiding op jouw maat zodat je kan uitgroeien tot een succesvol medewerker! 
Ontdek hieronder wat deze job bij EQUANS inhoudt en solliciteer snel!
 Na een opleiding ‘on the job’ ben je samen met je collega’s verantwoordelijk voor de opvolging van de gegevens in ons tijdsregistratiesysteem:

  • je controleert de tijdskaarten in het tijdsregistratiesysteem zodat de gegevens correct kunnen worden doorgestuurd naar het payrollsysteem
  • je staat in voor de opvolging van de procedures die in het payrollsysteem worden uitgevoerd
  • je voert correcties uit op vorige loonperiodes
  • je beantwoordt vragen van werknemers en syndicale partners over de loonbrieven
  • je assisteert de medewerkers in het gebruik van het tijdsregistratiesysteem

 Naast de dagdagelijkse opvolging sta je ook in voor het opmaken van een aantal rapporten en kan je, afhankelijk van je interesses, opleidingen geven over het tijdsregistratiesysteem aan de gebruikers.


Teamleader Payroll Transversal Services

EQUANS est à la recherche d'un(e) Teamleader Payroll Transversal Services pour Bruxelles. 
Explorez votre prochaine opportunité professionnelle chez EQUANS!
 Sous la direction de l’Operations Manager HR Administration & Payroll, le Teamleader est responsable :

  • de la mise en place, la maintenance et le suivi de la bonne exécution des processus Payroll & Admin.
  • de la gestion administratives des processus Payroll & Admin. transversaux
  • du backup de l’Expert Payroll

 Pour ce faire, vous vous appuyez sur une équipe dédicacée dont la mission est la suivante :

  • uniformiser et simplifier les processus actuels, en collaboration avec les autres teamleaders
  • documenter les processus et règlements Payroll & Admin. sur un Sharepoint partagé
  • maintenir ces processus en fonction des modifications internes (revue Process) ou externes (suivi législation)
  • former les équipes Payroll & Admin. aux processus Payroll & Admin.
  • prendre en charge la gestion des processus transversaux (assurances, SWT, changement du temps de travail, suspension de contrat...) en s’assurant de la bonne exécution de ceux-ci avec le gestionnaire de dossier ad hoc
  • l'application/le traitement correct de la législation sociale et fiscale (belge et étrangère) dans ou en dehors du système de gestion de la paie, en tenant compte des accords sectoriels, spécifiques à l'entreprise et/ou individuels
  • participer aux audits internes et externes liés à la paie et à l'administration RH et/ou aux process RH
  • participer aux projets RH, par exemple orienter et conseiller les projets de paie et/ou activer de nouvelles entreprises sur la plateforme de paie
  • gérer les accès aux outils informatiques nécessaires à l’exercice de la fonction

 Management :

  • organiser, planifier et suivre la performance de l’équipe
  • encadrer, coacher et développer son équipe sur le plan des compétences métiers et relationnelles
  • backup du l’Expert Payroll pour les activités liées à la clôture de la paie. L'exécution régulière des processus de paie bimensuels (ouvriers) et mensuels (employés/SWT) afin de pouvoir intervenir lors d’une absence de l’Expert Payroll

 Dimension :

  • 20 entreprises actives sur la plateforme SAP Alliance Payroll d’EQUANS
  • administration RH et paie de plus de 10 000 collaborateurs
  • 11 commissions paritaires
  • salaires nets de plus de 260 000 K€ sur base annuelle
  • responsable d'une équipe de Payroll Officers et de Process Analysts


Assistant Environmental Manager

Voor de vestiging Aartselaar is EQUANS op zoek naar een voltijdse Assistant Environmental Manager.  
Wat houdt deze job precies in?

  • rechterhand zijn van je collega’s binnen de milieudienst
  • ondersteuning bieden bij het onderhouden van beide milieubeheersystemen ISO 14001 binnen EQUANS. Dit houdt o.m. in:
    • administratieve ondersteuning bieden voor de ontwikkeling en herziening van procedures en begeleidende documenten (actieplannen …)
    • het registreren/opvolgen van vaststellingen tijdens interne en externe milieuaudits, klachten en incidenten in de bestaande systemen
    • de voorbereiding van & deelname aan interne en externe audits
  • administratieve verwerking en opvolging van data inzake afval, water, energie …
  • diverse milieurapportering naar overheden en officiële instanties organiseren en uitvoeren
  • mee voorbereiden en/of deelnemen aan interne workshops, milieutrainingen, vergaderingen
  • dispatching van milieuvragen die binnenkomen via het generieke mailadres of via andere kanalen
  • verantwoordelijk voor de administratie en samenstelling van dossiers inzake milieuvergunningen. Dit betekent dat je zowel instaat voor het opstarten van nieuwe dossiers als het aanpassen en opvolgen van reeds bestaande dossiers
  • verantwoordelijk voor de bestellingen & facturatie binnen de milieudienst