Politique de protection de la vie privée

Généralités

Merci beaucoup pour votre candidature!

La protection de votre vie privée est extrêmement importante pour nous. C’est pourquoi nous voulons vous informer autant que possible, vous respecter et vous donner le contrôle sur ce qu’il advient de vos données personnelles.

Nous traitons toujours les données à caractère personnel conformément à la réglementation belge et européenne applicable en matière de protection de la vie privée, y compris le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel concernant la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE (le « RGPD »).

Vous trouverez ci-dessous des informations sur les données que nous collectons, pourquoi nous le faisons, combien de temps nous les conservons, quels sont vos droits à la vie privée et comment vous pouvez les exercer.

1. Portée de cette politique de protection de la vie privée

Cette politique s’applique au traitement des données personnelles des personnes qui ont postulé à un poste vacant ou qui ont soumis une candidature spontanée (ci-après « la personne concernée »).

Le terme « responsable du traitement» s’entend de toute entité qui détermine la finalité et les moyens des traitements qu’elle effectue. Equans BELUX SA et chaque de ses filiales ou succursales agissent en tant que responsable(s) du traitement des données personnelles sous leur contrôle respectif ( ci-après « Equans« ). Toutefois, Equans BELUX SA peut représenter ses filiales et les succursales respectives en leur qualité de responsable du traitement.

Equans BELUX SA est une société de droit Belge, dont le siège social est situé au Bd Roi II 19 – BE-1210 Brussels.

Si vous avez des questions sur vos droits (voir ‘7 Quels sont vos droits ?‘), vous pouvez toujours contacter notre point de contact local : privacy.belux@equans.com

Quelques concepts expliqués

1.1        Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?

Une « donnée personnelle » est toute information vous concernant avec laquelle nous pouvons vous identifier  directement ou indirectement. La notion de « données à caractère personnel » est très large.  Aucune distinction n’est faite entre les renseignements confidentiels/accessibles au public et les renseignements professionnels/non professionnels.

Vous pouvez retrouver quelles données personnelles sont exactement concernées au point 3 (Quelles données personnelles traitons-nous et pourquoi?  ) de la présente politique de protection de la vie privée.

1.2        Qu’est-ce que le traitement ?

 Le terme « traitement » est également large et couvre, entre autres, la collection, l’enregistrement, l’organisation, le stockage, la mise à jour, la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la distribution ou de toute autre manière la mise à disposition, le regroupement, la combinaison, l’archivage, la suppression ou finalement la destruction de vos données personnelles. 

1.3        Qu’est-ce qu’un responsable du traitement?

Equans (voir aussi 1. Portée de cette politique de protection de la vie privée) est le responsable du traitement de vos données personnelles. Cela signifie que nous déterminons la finalité et les moyens du traitement de vos données personnelles.

1.4        Qu’est-ce qu’un sous-traitant ?

Pour le traitement de vos données personnelles, nous faisons également appel à des sous-traitants dans certains cas (voir 6. À qui transmettons-nous vos données personnelles ? ). Ce sous-traitant traitera ensuite vos données personnelles pour le compte d’Equans. L’agence de recrutement est un exemple d’un tel sous-traitant, qui traitera votre candidature pour nous selon nos instructions.

2. Quelles données personnelles traitons-nous et pourquoi ?

Nous collectons vos données personnelles en tant que candidat afin de pouvoir vous faire passer par le processus de candidature.  Après tout, nous devons vérifier si vous êtes apte à occuper un poste vacant ou si vous souhaitez qu’on vous inclut dans notre réserve de recrutement.

Nous traitons les données personnelles que vous nous communiquez spontanément, par exemple dans votre CV et votre lettre de motivation.  Dans une étape ultérieure, nous pouvons également traiter des données personnelles supplémentaires lors d’entretiens d’embauche ou de tests menés par des agences de recrutement. Nous pouvons également consulter LinkedIn ou d’autres réseaux professionnels pour collecter des données personnelles vous concernant qui sont pertinentes pour la considération de votre candidature.

Nous ne traiterons que les données personnelles nécessaires et appropriées pour considérer votre candidature. Tout traitement de vos données personnelles a lieu pour une ou plusieurs finalités spécifiques, qui seront expliquées plus en détail ci-dessous.

En outre, il est également indiqué sur quelle base juridique le traitement a lieu:

  1. « Consentement » : Vous avez donné votre autorisation pour le traitement de données personnelles à une ou plusieurs fins spécifiques ;
  2. « Contrat » : Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie (par exemple, le contrat de travail), ou pour prendre des mesures à la demande de la personne concernée avant la conclusion d’un contrat ;
  3. « Obligation légale » : le traitement est nécessaire pour se conformer à une obligation légale qui nous incombe en tant que responsable du traitement ;
  4. « Intérêts vitaux » : le traitement est nécessaire pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d’une autre personne physique ;
  5. « Intérêt général » : le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont nous sommes investis ;
  6. « Intérêt légitime » : le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel,.

 

DONNÉES PERSONNELLES BUT BASE JURIDIQUE PÉRIODE DE CONSERVATION
Identification et coordonnées Identifier et contacter les candidats concernant la candidature Contrat Pendant 4 semaines suivant la décision de non-recrutement.  Si la personne concernée a expressément consenti à être incluse dans la réserve de recrutement, ces données peuvent être conservées pendant 2 ans après le non-recrutement.

 

En cas de réclamation juridique potentielle, nous pouvons conserver les données jusqu’à 5 ans après le non-recrutement.

Création d’une réserve de recrutement Consentement*

Intérêt légitime* en particulier créer une politique de recrutement efficace et la création d’opportunités d’emploi

Données de carrière, passe-temps et intérêts, éducation et formation, expérience, motivation, photo, publications, poste actuel, … Vérifier l’aptitude du candidat à occuper un poste particulier Contrat

Obligation légale

Création d’une réserve de recrutement Consentement*

Intérêt légitime* en particulier créer une politique de recrutement efficace et la création d’opportunités d’emploi

Sélection des références Vérifier l’intégrité et la confidentialité Intérêt légitime* en particulier maintenir la sécurité opérationnelle et la protection des biens de l’entreprise et des clients
Données personnelles (résultats des tests soumis par des agences de recrutement) Vérifier l’aptitude du candidat à occuper un poste particulier Contrat
XXX

* Pour le traitement que nous basons sur votre consentement (a), vous avez toujours la possibilité de retirer votre consentement à ce traitement.  Pour le traitement que nous basons sur un intérêt légitime (f), vous avez toujours la possibilité de vous   opposer au traitement  (voir 7.1.6 Votre droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles).

 

3. Où obtenons-nous ces données personnelles et sont-elles nécessaires ?

3.1        Source

Nous traitons toutes les données personnelles que vous nous fournissez spontanément. Si nous avons nous-mêmes besoin de données personnelles supplémentaires, nous vous informerons si vous êtes obligé ou non de fournir ces données personnelles et quelles sont les conséquences si vous ne les communiquez pas.

Le défaut de communication des données personnelles peut entraîner la non-considération de votre candidature.

3.2        Autres ressources

Equans pourra également obtenir des données personnelles auprès d’autres sources, telles que les agences de placement et les agences de recrutement. Ces agences spécialisées peuvent nous fournir les données personnelles susmentionnées (voir ‘3 Quelles données personnelles traitons-nous et pourquoi ? ) dans le cadre d’un poste vacant.

Si vous fournissez spontanément des références vous-même, nous pouvons vérifier ces références et obtenir des données personnelles supplémentaires qui sont utiles pour examiner la candidature.

4. Période de conservation

Nous ne traitons vos données personnelles que le temps nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel nous avons initialement collecté ces données personnelles ou à des fins compatibles avec celles-ci, sauf si vous auriez donné l’autorisation d’une conservation plus longue.

Si une période de conservation légale s’applique à vos données personnelles, nous sommes tenus de conserver vos données au moins pendant cette période de conservation.

Exceptionnellement, nous pouvons également conserver vos données personnelles plus longtemps si nous en avons besoin pour la constatation, l’exercice ou la justification d’une  action en justice (potentielle), dans le cadre de procédures judiciaires ou de procédures administratives ou extrajudiciaires.  Dans un tel cas, nous conserverons vos données personnelles pendant toute la durée du délai de prescription légal applicable ou jusqu’à la fin de la procédure concernée.

Vous trouverez un aperçu des périodes de conservation que Equans applique en ce qui concerne vos données personnelles, en tenant compte des finalités du traitement et des délais de conservation et de prescription légaux applicables, au point 3 (Quelles données personnelles traitons-nous et pourquoi?)   de cette politique de confidentialité.

Après l’expiration de ces périodes de conservation, les données personnelles sont automatiquement supprimées du système ou anonymisées de manière irréversible.

 

5. À qui transmettons-nous vos données personnelles ?

Veuillez noter que vos données sont accessibles à notre service des Ressources Humaines (RH) et aux départements du groupe EQUANS  en Belgique et dans les pays pertinents pour le poste pour lequel vous avez postulé.

Si nous transférons vos données personnelles à un service intragroupe dans un pays tiers, nous veillerons à ce que des garanties appropriées soient en place conformément à l’article 46 du RGPD, telles que des clauses contractuelles types acceptées par la Commission européenne.

Nous transmettons toujours vos données personnelles de manière sécurisée.

 

6. Quels sont vos droits ?

6.1        Aperçu de vos droits à la vie privée 

6.1.1       Votre droit d’accès

Vous avez le droit de savoir à tout moment  si nous traitons  vos données personnelles, et de consulter ces données et recevoir des informations supplémentaires sur:

  1. Les finalités;
  2. les catégories de données à caractère personnel concernées ;
  3. les destinataires ou les catégories de destinataires (en particulier les destinataires dans des pays tiers);
  4. dans la mesure du possible, la période de conservation ou, si cela n’est pas possible, les critères permettant de déterminer cette période;
  5. l’existence de vos droits à la vie privée;
  6. le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle ;
  7. les informations dont nous disposons sur la source des données si nous obtenons des données personnelles d’un tiers ; et
  8. l’existence d’une prise de décision automatisée.

Vous avez également le droit d’obtenir une copie gratuite des données traitées, sous une forme compréhensible.

Equans peut facturer des frais raisonnables pour couvrir ses coûts administratifs pour toute copie supplémentaire que vous demandez.

6.1.2       Votre droit de rectification des données personnelles

Vous avez le droit de faire rectifier sans délai les données personnelles incomplètes, incorrectes, inappropriées ou obsolètes.

6.1.3       Votre droit à l’effacement (le « droit à l’oubli »)

Vous avez le droit de faire supprimer vos données personnelles dans les cas suivants, et sans délai déraisonnable :

  1. vos données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées par Equans ;
  2. vous vous opposez au traitement de vos données personnelles et il n’existe aucun motif légitime pour le traitement par Equans ;
  3. vos données personnelles sont traitées illégalement ;
  4. vos données personnelles doivent être supprimées afin de se conformer à une obligation spécifique ;
  5. vous avez retiré votre consentement et il n’existe aucune autre base juridique sur la base de laquelle le traitement des données personnelles peut avoir lieu.

Veuillez noter que nous ne pouvons pas toujours supprimer toutes les données personnelles demandées, par exemple lorsque leur traitement est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice ou parce que nous avons l’obligation légale de conserver certains documents sociaux ou parce que nous en avons encore besoin pour une relation contractuelle existante. Nous vous en informerons plus en détail dans notre réponse à votre demande.

6.1.4       Votre droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles si l’un des éléments suivants s’applique :

  1. vous contestez l’exactitude de ces données personnelles : leur utilisation est limitée pendant une période permettant à Equans de vérifier l’exactitude des données ;
  2. le traitement de vos données personnelles est illégal : au lieu de supprimer vos données, vous demandez la limitation de leur utilisation ;
  3. Equans n’a plus besoin de vos données aux fins du traitement initial, mais vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice : au lieu de supprimer vos données, leur utilisation est limitée pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
  4. tant qu’aucune décision n’a encore été prise sur l’exercice de votre droit d’opposition au traitement, vous demandez à limiter l’utilisation de vos données personnelles.

6.1.5       Votre droit à la portabilité des données personnelles

Vous avez le droit de « récupérer » vos données personnelles afin de les transférer. Cela n’est possible que pour les données personnelles que vous faites connaître, transmettez ou mettez à notre disposition de quelque manière que ce soit, activement ou passivement, directement ou indirectement. Dans tous les autres cas, vous ne pouvez donc pas bénéficier de ce droit (par exemple, lorsque le traitement de vos données a lieu sur la base d’une obligation légale ou sur la base de l’intérêt légitime).

Il y a 2 aspects à ce droit :

  1. vous pouvez demander aux Equans de récupérer les données personnelles concernées sous une forme structurée, couramment utilisée et lisible par machine; et
  2. vous pouvez demander à Equans de transmettre les données personnelles concernées directement à un autre responsable du traitement. Vous êtes responsable de l’exactitude et de la sécurité de l’adresse (e-mail) que vous fournissez pour le transfert. Equans a le droit de refuser si le transfert n’est pas techniquement possible.

6.1.6       Votre droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles ou de retirer votre consentement

Si le traitement est dans l’intérêt légitime d’Equans ou dans le cadre de l’intérêt public, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles sur la base de votre situation particulière.

Vous avez également le droit, dans la mesure où le traitement est basé sur votre consentement, de retirer votre consentement à tout moment.  Cependant, le retrait n’a de conséquences que pour l’avenir et n’affecte pas la validité des opérations de traitement effectuées sur la base de votre consentement avant la date de retrait.

Equans cessera de traiter vos données personnelles à moins que nous puissions démontrer des  motifs légitimes pour le traitement qui l’emportent sur les vôtres ou lorsque le traitement des données personnelles est lié à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’une réclamation légale (par exemple, soumettre une demande à un tribunal).  En cas de retrait de votre consentement, nous ne pouvons poursuivre le traitement que dans la mesure où une autre base juridique s’applique.

6.2        Pratique 

6.2.1       Comment puis-je exercer mes droits à la vie privée?

Vous pouvez soumettre une demande écrite via l’adresse e-mail suivante: ou par courrier via:

privacy.belux@equans.com .

Pour exercer votre droit d’accès et empêcher toute divulgation non-autorisée de vos données personnelles, nous pouvons vous demander une vérification de votre identité. En cas de doute ou d’ambiguïté, nous vous demanderons d’abord des informations complémentaires (par example : une copie du recto de votre carte d’identité).

6.2.2       Y a-t-il des coûts?

Vous pouvez exercer gratuitement vos droits à la vie privée, sauf si votre demande est manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif. Dans un tel cas, nous avons – conformément à la législation sur la protection de la vie privée – le droit et le choix de :

  1. vous facturer des frais raisonnables (en tenant compte des coûts administratifs liés à la fourniture des informations ou de la communication demandées et des coûts associés à la prise des mesures demandées), ou
  2. refuser de subvenir à votre demande de manière motivée.

6.2.3       Sous quelle forme vais-je recevoir une réponse?

Lorsque vous soumettez votre demande par voie électronique, les renseignements seront fournis par voie électronique si possible, à moins que vous ne demandiez autrement. Dans tous les cas, nous vous fournirons une réponse concise, transparente, compréhensible et facilement accessible.

6.2.4       Quand vais-je recevoir une réponse?

Nous répondrons à votre demande dans les meilleurs délais, et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. En fonction de la complexité des demandes et du nombre de demandes, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires si nécessaire. En cas de prolongation du délai, nous vous en informerons ici dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

6.2.5       Que se passe-t-il si Equans ne se conforme pas à ma demande?

Equans a désigné un délégué à la protection des données, également appelé Data Protection Officer/DPO. Si votre dossier n’a pas été traité correctement ou si vous souhaitez recevoir plus d’informations sur cette déclaration de confidentialité, vous pouvez adresser une demande écrite au DPO. Vous pouvez le joindre au :

Par courrier : à l’attention du délégué à la protection des données

Bd Roi II 19 – BE-1210 Brussels, Belgique

Par email : privacy.belux@equans.com

Vous avez aussi bien le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle, en Belgique, il s’agit de l’autorité de protection des données (ADP).

Site internet:
https://www.autoriteprotectiondonnees.be

Coordonnées :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
+32 (0)2 274 48 00
 contact@apd-gba.be

 

7. Restez informé

Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration de confidentialité à tout moment pour nous conformer aux exigences techniques et légales.

Vous pouvez toujours demander la dernière version de cette déclaration de confidentialité via privacy.belux@equans.com .